بهناز عسکری در ضمیمه جامعه امروز روزنامه اطلاعات نوشت: برگ‌برگ این اسناد کهن و رنگ زمان گرفته، پُر از تجربه‌هایی است که باید الگویی برای امروزیان و آیندگان باشد، لذا جمع‌آوری و نگهداری اسناد ضروری است. اسناد ملی و میراث مکتوب، پشتوانه بالندگی و گنجینه گرانبهای ملت‌ها و ترسیم‌کننده راهی درخشان برای آن‌ها و انتقال‌دهنده تجربه و دانش غنی گذشته به آیندگان است. تاریخ معلم انسان‌هاست و عبرتی که می‌توان از جریان‌های تاریخی گذشته گرفت اثربخش و سازنده است.
مطالعه و بررسی گفته‌ها، نوشته‌ها، دست‌ساخته‌ها و یادگار‌های گذشتگان در برقراری ارتباط میان گذشته و حال و ترسیم آینده از اهمیت بالایی برخوردار است. اسناد و مدارکی که امروز در بایگانی‌های ادارات و نهاد‌های دولتی خاک می‌خورد یا توسط خانواده‌ها و افراد نگهداری می‌شود بخش عظیمی از تاریخ این مرز و بوم به شمار می‌آید که، چون به سامان می‌رسد آرشیو نام می‌گیرد.
آرشیو ملی، گنجینه باارزش تاریخ و فرهنگ یک ملت و آئینه تمام‌نمای هویت و شخصیت جامعه است که بی‌مدد آن نمی‌توان به تاریخ واقعی آن جامعه پی برد.
تعریف سند و انواع اسناد
سعید زارع، مدیر سازمان اسناد و کتابخانه ملی استان یزد در گفتگو با خبرنگار اطلاعات می‌گوید: مدیریت اسناد و کتابخانه ملی استان یزد به منظور گردآوری، ساماندهی و اطلاع‌رسانی اسناد و مدارک قدیم و جدید استان در سال ۱۳۸۰ تأسیس و پایه‌گذاری شد. این مدیریت، وظیفه حساس و خطیر شناسایی، جمع‌آوری، ارزش‌یابی، طبقه‌بندی و حفظ و نگهداری اسناد ادارات و نهاد‌ها و همچنین اسناد اهدایی خانواده‌ها را برعهده دارد.
زارع می‌افزاید: همه اسناد بعد از شناسایی به دو دسته امحایی (غیرضروری) و انتقالی (ضروری) تفکیک می‌شوند که اسناد ضروری برای نگهداری به سازمان منتقل می‌شود. اسناد مکتوب به محض ورود به سازمان، مرحله به مرحله و به ترتیب واحد‌های ضدعفونی، پیش‌آرشیو، طبقه‌بندی و در نهایت اطلاع‌رسانی را پشت سر می‌گذارند تا به صورت دیجیتالی در اختیار پژوهشگران قرار بگیرند.
مدیر سازمان اسناد و کتابخانه ملی استان یزد می‌گوید: بر اساس ماده اول قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران، سند شامل کلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عکس‌ها، نقشه‌ها، کلیشه‌ها، نمودارها، فیلم‌ها، میکروفیلم‌ها، نوار‌های ضبط صوت و سایر اسنادی است که در دستگاه دولتی تهیه شده یا به دستگاه دولتی رسیده و به طور مداوم یا غیرمداوم در تصرف دولت بوده و از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران، ارزش نگهداری دائمی داشته باشد.
او ادامه می‌دهد: اسنادی که در آرشیو ملی استان جمع‌آوری می‌شوند سه نوع هستند که شامل اسناد ادارات و دستگاه‌ها (که پس از ارزش‌گذاری در اختیار سازمان اسناد ملی قرار گرفته و اسنادی که فاقد ارزش باشند نیز امحاء می‌شوند)، اسناد اهدایی خانواده‌ها (که با اهدا به سازمان اسناد و کتابخانه ملی می‌توانند در وضعیت بهتری نگهداری شوند تا دچار آسیب نگردند و برای مطالعه و پژوهش در اختیار پژوهشگران قرار گیرند) و دسته آخر تاریخ شفاهی (ثبت و ضبط وقایع تاریخی دیروز از زبان گواهان امروز) می‌شود.
تا کنون بیش از ۴۰۰ جلسه مصاحبه با مشاهیر و فرهیختگان استان انجام شده که خود منبع عظیمی از اطلاعات یزد دیروز شامل موضوعات فرهنگی، اجتماعی، آداب و رسوم، وضعیت معیشت و زندگی و دین و فرهنگ، نظام تحصیلی و آموزشی گذشته و نیز اراده‌ها و تلاش‌هایی است که برای رشد و آبادانی یزد و کسب علم و معرفت اهالی بافرهنگ یزد صرف شده است.
روشن کردن نقاط مبهم تاریخ
زارع می‌گوید: ویترین تاریخ و هویت استان یزد، مرکز اسناد است که باارزشترین دارایی‌های ملی به شمار می‌ر‌ود؛ مرکزی که در آن اسناد بسیار ارزشمندی وجود دارد که حفظ و بهره‌گیری از آن‌ها برای بازخوانی و استفاده‌های مختلف علمی، پژوهشی و فرهنگی مهم است.
مردم باید توجه داشته باشند که اوراق آسیب‌دیده به‌ظاهر بی‌ارزش در زیرزمین‌ها، صندوق‌ها و پستو‌ها برای آرشیو ملی باارزشند و در سازمان اسناد و کتابخانه ملی جای خود را باز می‌کنند، معنی‌دار می‌شوند و با کمک دیگر اسناد، نقاط مبهمی از تاریخ را روشن می‌سازند. این اوراق از درددل‌ها، تجربه‌ها، آداب و رسوم، فرهنگ و تاریخ حرف‌ها دارند.
وی با اشاره به گوشه‌ای از فعالیت‌های مدیریت یزد ادامه می‌دهد: واحد ارزش‌یابی اسناد در این مدیریت فعال است تا برنامه‌های تعیین تکلیف اسناد ادارات استان و انتقال کارتن‌های ویژه اسناد ادارات به آرشیو ملی استان، امحاء اوراق ادارات استان، آزادسازی فضای بایگانی‌های ادارات استان، تنظیم و توصیف اسناد، ثبت اسناد در سامانه رسا، ثبت اطلاعات اسنادی در سامانه تحت وب سازمان اسناد و کتابخانه ملی (رسا)، واحد اطلاع‌رسانی اسناد ارائه خدمات آرشیوی به پژوهشگران، تهیه آرشیو شفاهی، انجام مصاحبه با مشاهیر و فرهیختگان استان، کتابخانه ملی واسپاری (لوح فشرده و مجلد)، پایان‌نامه مقاطع کارشناسی ارشد و دکترا و ثبت در سامانه رسا، واسپاری کتاب و ثبت در سامانه رسا، واسپاری نشریات، مطبوعات و ثبت در سامانه رسا را مدیریت کند و انجام دهد.
فروشگاه و انتشارات این واحد، همه‌روزه کتاب‌های سازمان را به استادان و علاقه‌مندان به فرهنگ و تاریخ ارائه می‌دهد.
آرشیو مطبوعات قدیمی
مدیر سازمان اسناد و کتابخانه ملی استان یزد می‌گوید: با توجه به جایگاه ویژه مطبوعات درتاریخ‌نگاری مستند و مدرن، جمع‌آوری و نگهداری کلیه مطبوعات محلی از سال ۱۳۸۳ جزو برنامه‌های آرشیوی سازمان اسناد و کتابخانه ملی یزد قرار گرفت.
در آرشیو مطبوعات، کلیه روزنامه‌ها، هفته نامه‌ها و فصلنامه‌های مرکز استان و شهرستان‌ها با رعایت اصول آرشیوی نگهداری شده و این مجموعه هم‌اکنون و در آینده می‌تواند به عنوان منبع مستند و قابل‌اعتماد، مورداستفاده برنامه‌ریزان استان و پژوهشگران و تاریخ‌نویسان قرار گیرد. دستیابی به نشریات قدیمی استان و جمع‌آوری آن‌ها در آرشیو مطبوعات از دیگر فعالیت‌های این واحد است.
چشم‌انداز آینده در اسناد تاریخی
زارع می‌گوید: کار بزرگی در زمینه تاریخ و فرهنگ استان یزد شروع شده است تا جوانان امروز با فرهنگ خودی، تجربیات، اصالت، نجابت، سخت‌کوشی، ایمان و روحیه گذشتگان خود آشنا شوند.
سازمان اسناد و کتابخانه ملی استان باید با همت مسئولان و یاری مردم فرهنگ‌پرور استان رشد کند. بعضی از برنامه‌هایی که به یاری خداوند و حمایت مسئولان در کوتاه‌مدت و میان‌مدت به انجام خواهد رسید از این قرار است: ساخت و راه‌اندازی ساختمانی هوشمند و مجهز به وسائل مدرن، شناسایی همه بایگانی‌ها و آرشیو‌های ادارات و نهاد‌ها به عنوان گنجینه‌ای عظیم و گمنام، شناسایی اسناد خانواده‌ها و تشویق مردم به اهدا، تقویت کتابخانه تخصصی تاریخ و مرجع، تأسیس مرکز پژوهش‌های فرهنگی تاریخی در زمینه یزدشناسی، توسعه نمایشگاه‌های دائمی و موسمی، شناسایی شخصیت‌های بزرگ استانی در ایران و جهان و مصاحبه با آن‌ها و ایجاد نمایشگاه و فروشگاه دائمی انتشارات سازمان.
مدیر سازمان اسناد و کتابخانه ملی استان یزد با بیان این که آموزش‌های دوره‌ای مسئولان بایگانی ادارات استان، برگزاری همایش‌های مختلف علمی برای پژوهشگران و نویسندگان، سوق دادن پایان‌نامه‌ها به سمت تاریخ و فرهنگ یزد در رشته‌های مربوطه، انتشار فصلنامه‌ای در زمینه فرهنگ اسناد، معرفی استان، اهداگران، نقد و تحلیل و اخبار مربوطه، ارائه آموزش‌های کوتاه‌مدت و تخصصی کتابداری، اطلاع‌رسانی، سندخوانی، مهرشناسی، خط سیاق و...، ارائه خدمات ویژه به نابینایان، معلولان و کودکان با بهره‌گیری از تجهیزات فنی مناسب و ارائه خدمات اسنادی به مردم جهت ضدعفونی، مرمت و آموزش و نگهداری اسناد از دیگر برنامه‌هاست.
استقبال چشمگیر دانشگاهیان و پژوهشگران از فعالیت‌های انجام‌شده توسط مرکز اسناد و کتابخانه ملی استان یزد، نشانگر قابلیت این سازمان و احساس نیاز به اسناد و مدارک تاریخی است.
با اطمینان مردم به این نهاد، همدلی روزنامه‌ها و جراید، صداوسیما، نویسندگان و پژوهشگران و ارگان‌های فرهنگی و آموزشی و به‌ویژه عنایات مسئولان محترم استان، انگیزة کارشناسان این مدیریت برای حرکت و پویایی در زمینه حفظ هویت ملی استان بیشتر می‌شود.
برپایی نمایشگاه‌های دوره‌ای اسناد و کتب
زارع می‌گوید: به منظور استفاده عموم و افزایش آگاهی تاریخی مردم و نیز شناساندن اهمیت سند به بازدیدکنندگان و تشویق آن‌ها به اهدای اسناد خود، این سازمان اقدام به برگزاری نمایشگاه‌هایی در سطح استان کرده است.
مهم‌ترین عناوین این نمایشگاه‌ها که اغلب برای اولین بار در استان اجرا شده از این قرار است: اسناد فرمان‌های دولتی، اسناد ازدواج، اسناد تجارت، اسناد خلیج فارس، اسناد کشف حجاب، اسناد خرید و فروش تریاک، اسناد یزد در انقلاب اسلامی، اسناد حمله نظامی آمریکا به ایران، اسناد یزد در دفاع مقدس، آگهی‌های تاریخی، اسناد مربوط به قنات، اسناد کتابی، گزیده‌ای از تصاویر تاریخی و اسناد مناسبت‌ها.
با توجه به این که بسیاری از کسانی که به صورت دغدغه‌مند نسبت به حفظ هویت شهر جهانی یزد، در خود استان اقدام به جمع‌آوری و اهدای کتب قدیمی و نسخ خطی خود به مجموعه‌های اسنادی و آرشیوی کرده و امروز پیگیر این موضوع هستند، لازم است پیگیری‌های لازم در سطح ملی به منظور عودت تمام این آثار ارزشمند به مراکز آرشیوی و اسنادی به سازمان اسناد و کتابخانه ملی انجام گیرد.
